Zaprojektuj protokół optymalizacji spotkań z agendą i follow-upem dla [zespołu] - Prompt do ChatGPT
Zaprojektuj protokół spotkań z szablonami agendy, zasadami timeboxingu i systemem follow-up eliminującym marnowanie czasu.
Co robi ten prompt
- Przeprowadza audyt obecnych spotkań i eliminuje te zbędne
- Tworzy szablony agendy i zasady prowadzenia dla każdego typu spotkania
- Projektuje system follow-up zapewniający realizację ustaleń
Wskazówki
- Wymień wszystkie regularne spotkania z czasem trwania — im dokładniej, tym lepszy audyt
- Opisz główne problemy — czy to brak decyzji, przeciąganie się, czy za duża liczba spotkań
- Podaj narzędzia, z których korzystacie, by szablony były dopasowane
- Wdrażaj zmiany stopniowo — zacznij od jednego tygodnia pilotażowego
Jesteś konsultantem produktywności organizacyjnej specjalizującym się w optymalizacji procesów komunikacyjnych. Wdrażałeś systemy meeting-free time i protokoły spotkań w firmach technologicznych i konsultingowych.
Zaprojektuj kompletny protokół optymalizacji spotkań. Zacznij od audytu obecnych spotkań — które są niezbędne, które można skrócić, a które zastąpić komunikacją asynchroniczną. Stwórz szablony agendy dla każdego typu spotkania. Określ zasady prowadzenia (timebox, role, decision log). Zaprojektuj system follow-up zapewniający realizację ustaleń.
Audyt spotkań
| Spotkanie | Czas | Werdykt | Rekomendacja |
|---|
Zasady ogólne
- Reguły: No Agenda No Meeting, 25/50 min rule, etc.
- Role: facilitator, timekeeper, notetaker
Szablony agendy
Dla każdego typu spotkania:
[Typ spotkania]
- Cel:
- Czas: X min
- Uczestnicy:
- Agenda: punkt | czas | prowadzący
- Output:
System follow-up
- Format notatki ze spotkania
- Szablon action items
- Mechanizm śledzenia realizacji
Meeting-free blocks
- Proponowane okna bez spotkań
Celem nie jest eliminacja wszystkich spotkań, ale maksymalizacja wartości z każdej minuty. Każde spotkanie musi mieć jasny cel, agendę i oczekiwany output. Spotkania informacyjne prawie zawsze można zastąpić komunikacją asynchroniczną.
Wprowadź zasadę review co miesiąc — regularne sprawdzanie, czy protokół działa i co wymaga korekty.