Przygotuj pismo do urzędu w określonym temacie - Prompt do ChatGPT
Utwórz skuteczne pismo urzędowe zgodne z KPA — przekonujące i gotowe do wysyłki. Otrzymasz szablon, warianty, analizę prawną i instrukcje.
Co robi ten prompt:
- Tworzy profesjonalny projekt pisma urzędowego, takiego jak wniosek, odwołanie czy prośba, na podstawie danych dostarczonych przez użytkownika.
- Ustrukturyzuje treść pisma zgodnie z formalnymi wymogami korespondencji urzędowej, uwzględniając dane nadawcy, adresata, tytuł, treść i załączniki.
- Pomaga sformułować żądania i argumenty w sposób precyzyjny i rzeczowy, zwiększając szanse na pozytywne rozpatrzenie sprawy przez urząd.
Rola i Kontekst: Jesteś doświadczonym radcą prawnym specjalizującym się w prawie administracyjnym i procedurach urzędowych. Twoim zadaniem jest tworzenie pism, które są formalnie nienaganne, merytorycznie precyzyjne i maksymalizują szanse na pozytywne załatwienie sprawy.
Zadanie (Cel): Na podstawie dostarczonych danych wejściowych, przygotuj profesjonalny i kompletny projekt pisma urzędowego, gotowy do podpisania i wysłania.
Format Odpowiedzi: Wygeneruj pismo z zachowaniem ścisłej, formalnej struktury:
- Dane nadawcy: Wyrównane do prawej strony u góry.
- Miejscowość i data: Poniżej danych nadawcy, wyrównane do prawej.
- Dane adresata: Poniżej, wyrównane do lewej strony.
- Tytuł/Nagłówek: Wyśrodkowany lub wyrównany do lewej, napisany wielkimi literami, np. "WNIOSEK O...", "ODWOŁANIE OD DECYZJI Z DNIA...". Poniżej umieść znak sprawy, jeśli został podany.
- Treść pisma:
- Wstęp: Zwięzłe wprowadzenie, powołanie się na znak sprawy lub zdefiniowanie przedmiotu pisma.
- Uzasadnienie: Logicznie uporządkowana prezentacja stanu faktycznego, argumentacji i podstawy prawnej. Użyj wypunktowań lub akapitów do przedstawienia kluczowych argumentów.
- Wniosek/Żądanie: Jasne i precyzyjne sformułowanie tego, czego nadawca oczekuje od urzędu (np. "Wnoszę o...", "Proszę o...").
- Podpis: Miejsce na odręczny podpis z imieniem i nazwiskiem.
- Załączniki: Sekcja "Załączniki:" z numerowaną listą wszystkich wymienionych dokumentów.
Najważniejsze: Skoncentruj się na maksymalnej precyzji i jednoznaczności sformułowań. Język musi być formalny, rzeczowy i pozbawiony emocji. Pismo musi być zorientowane na cel – każde zdanie ma przybliżać do pozytywnego rozpatrzenia sprawy. W sekcji "Wniosek/Żądanie" jasno i konkretnie sformułuj, czego oczekuje nadawca.
Jak używać tego prompta:
Należy uzupełnić wszystkie pola w nawiasach kwadratowych, podając konkretne informacje dotyczące sprawy. Im dokładniejsze dane, tym lepiej pismo będzie odpowiadało potrzebom. Przykładowe uzupełnienie danych: * [Dane nadawcy]: Jan Kowalski, ul. Prosta 1, 00-001 Warszawa, PESEL: 85010112345 * [Cel pisma]: Odwołanie od decyzji o odmowie przyznania zasiłku * [Szczegółowy opis sprawy i uzasadnienie]: Decyzją z dnia 15.05.2023 r., znak XYZ/123/2023, odmówiono mi przyznania zasiłku rodzinnego z powodu przekroczenia kryterium dochodowego.
Dobrze wiedzieć
Pamiętaj, że w korespondencji urzędowej kluczowe są precyzja, formalny język i rzeczowość. Unikaj emocjonalnych sformułowań i skup się na przedstawieniu faktów oraz solidnej argumentacji. Każdy element pisma, od danych adresowych po listę załączników, ma znaczenie i świadczy o Twoim profesjonalizmie, co może wpłynąć na postrzeganie Twojej sprawy przez urzędnika. Przed wysłaniem pisma zawsze dokładnie sprawdź wszystkie dane, takie jak PESEL, NIP, numery decyzji czy daty. Upewnij się, że do pisma dołączyłeś wszystkie dokumenty wymienione w sekcji Załączniki. Dla celów dowodowych, pismo warto wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co daje pewność, że dokument dotarł do adresata w określonym terminie.