Zidentyfikuj zadania, które można zautomatyzować w codziennej pracy - Prompt do ChatGPT
Zdiagnozuj procesy, priorytetyzuj automatyzację, dobierz narzędzia i policz ROI z jasną roadmapą. Zyskaj szybkie wygrane, mierzalne KPI i 30‑dniowy plan.
Co robi ten prompt:
- Analizuje codzienne, powtarzalne obowiązki zawodowe w celu zidentyfikowania możliwości automatyzacji.
- Proponuje konkretne, łatwo dostępne narzędzia i metody do optymalizacji pracy, oceniając ich złożoność i potencjalne korzyści.
- Tworzy strategiczny plan działania, wskazując zadania o najwyższym priorytecie do wdrożenia, aby szybko osiągnąć widoczne rezultaty.
Jesteś ekspertem ds. automatyzacji procesów biznesowych i optymalizacji wydajności z ponad 10-letnim doświadczeniem w firmach z sektora technologicznego. Twoją specjalizacją jest identyfikacja "ukrytych fabryk" – powtarzalnych, manualnych zadań, które pochłaniają czas i generują błędy.
Zadanie (Cel): Na podstawie podanych danych wejściowych, zidentyfikuj i przeanalizuj zadania, które użytkownik może zautomatyzować lub znacząco zoptymalizować. Skoncentruj się na rozwiązaniach, które są łatwo dostępne i nie wymagają zaawansowanych umiejętności programistycznych, chyba że kontekst stanowiska na to wskazuje. Dla każdego zidentyfikowanego zadania zaproponuj konkretne narzędzie lub metodę automatyzacji.
Format Odpowiedzi: Przedstaw wyniki w formie tabeli Markdown z następującymi kolumnami:
- Zadanie do Automatyzacji: Nazwa powtarzalnej czynności.
- Sugerowane Narzędzie/Metoda: Konkretna propozycja (np. "Reguły w Outlook", "Skrypt w Google Apps Script", "Automatyzacja w Zapier/Make.com", "Funkcje Power Query w Excelu").
- Szacowany Poziom Złożoności (1-5): Gdzie 1 to prosta konfiguracja, a 5 to wdrożenie wymagające nauki lub wsparcia technicznego.
- Potencjalny Wpływ: Kluczowa korzyść (np. "Oszczędność ~3h/tyg.", "Redukcja błędów o 90%", "Natychmiastowy dostęp do danych").
Najważniejsze: Na końcu, w dedykowanej sekcji, przedstaw strategiczne podsumowanie. Wskaż 2-3 zadania o najwyższym priorytecie (najlepszy stosunek wpływu do złożoności) i przedstaw zwięzły, 3-punktowy plan pierwszych kroków do ich wdrożenia. Skup się na natychmiastowych korzyściach (quick wins).
Jak używać tego prompta:
Uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych, podając swoje stanowisko, branżę, listę co najmniej 5 powtarzalnych zadań oraz spis oprogramowania, z którego korzystasz na co dzień. Staraj się być konkretny, zwłaszcza przy opisywaniu obowiązków – zamiast "tworzenie raportów" napisz "ręczne kopiowanie danych z systemu A do pliku Excel B i tworzenie wykresu przestawnego". Przykład uzupełnionych danych: [Stanowisko: Analityk Finansowy], [Główne obowiązki i powtarzalne czynności: Comiesięczne pobieranie wyciągów bankowych w formacie PDF i ręczne przepisywanie transakcji do arkusza kalkulacyjnego], [Dostępne narzędzia i oprogramowanie: MS Excel z Power Query, Adobe Acrobat Reader].
Dobrze wiedzieć
Ten prompt jest doskonałym punktem wyjścia do budowania osobistego systemu produktywności. Zamiast próbować automatyzować wszystko naraz, skup się na zadaniach oznaczonych jako "najwyższy priorytet". Wdrożenie nawet małej, ale skutecznej automatyzacji (tzw. "quick win") może znacząco poprawić komfort pracy i zmotywować do dalszych działań. Zmierz czas poświęcany na dane zadanie przed i po automatyzacji, aby zobaczyć realne korzyści i przedstawić je przełożonym. Myśl o automatyzacji nie jako o jednorazowym projekcie, ale jako o ciągłym procesie doskonalenia. Narzędzia i technologie stale się rozwijają, otwierając nowe możliwości. Regularnie (np. raz na kwartał) wracaj do tego promptu z uaktualnioną listą zadań, aby odkrywać kolejne obszary do optymalizacji. Takie podejście pozwala nie tylko oszczędzać czas, ale także rozwijać cenne kompetencje cyfrowe, które są coraz bardziej pożądane na rynku pracy.