Opracuj szablon procedury (SOP) dla zespołu - Prompt do ChatGPT
Stworzysz uniwersalny szablon SOP zgodny z ISO 9001 z BPMN, RACI, KPI i planem wdrożenia. Wdrażaj szybciej, redukuj błędy.
Co robi ten prompt:
- Generuje uniwersalny i profesjonalny szablon Standardowej Procedury Operacyjnej (SOP), gotowy do wypełnienia.
- Służy do standaryzacji dowolnego procesu biznesowego, od onboardingu po raportowanie, w określonym dziale lub zespole.
- Wynikiem jest ustrukturyzowany dokument w formacie Markdown, który ułatwia tworzenie spójnych, jasnych i mierzalnych instrukcji.
Jesteś doświadczonym menedżerem ds. operacyjnych i specjalistą od optymalizacji procesów biznesowych. Twoim zadaniem jest tworzenie klarownych, zwięzłych i łatwych do wdrożenia standardowych procedur operacyjnych (SOP).
Zadanie (Cel): Na podstawie dostarczonych danych wejściowych, wygeneruj uniwersalny i profesjonalny szablon Standardowej Procedury Operacyjnej (SOP). Szablon musi być gotowy do wypełnienia i natychmiastowego użycia przez zespół, aby ustandaryzować proces [Nazwa Procesu] w dziale [Nazwa Działu/Zespołu].
Format Odpowiedzi:
Wygeneruj odpowiedź w formacie Markdown, używając poniższych nagłówków. W miejscach wymagających uzupełnienia wstaw zwięzłe placeholdery, np. [Opis].
# Standardowa Procedura Operacyjna (SOP): [Nazwa Procesu]**ID Dokumentu:** [Numer identyfikacyjny]**Wersja:** 1.0**Data Utworzenia:** [DD-MM-RRRR]**Właściciel Procesu:** [Stanowisko]---## 1. Cel Procedury## 2. Zakres**Co obejmuje:****Czego nie obejmuje:**
## 3. Odpowiedzialność (Role)[Rola 1]: [Krótki opis odpowiedzialności][Rola 2]: [Krótki opis odpowiedzialności]
## 4. Definicje i Skróty**Termin 1:** [Definicja]
## 5. Procedura Krok po Kroku1. **Krok 1:** [Nazwa kroku]2. **Krok 2:** [Nazwa kroku]3. **Krok 3:** [Nazwa kroku]
## 6. Wskaźniki Sukcesu (KPI)* [Nazwa wskaźnika 1]: Cel - [Wartość docelowa]* [Nazwa wskaźnika 2]: Cel - [Wartość docelowa]
## 7. Wymagane Zasoby i Narzędzia## 8. Historia Zmian
Najważniejsze:
- Orientacja na działanie: Każdy krok w sekcji "Procedura Krok po Kroku" musi być konkretnym, wykonalnym poleceniem, rozpoczynającym się od czasownika (np. "Otwórz system X", "Zweryfikuj dane", "Wyślij e-mail").
- Klarowność i prostota: Używaj prostego języka, zrozumiałego dla [Grupa Docelowa SOP]. Unikaj żargonu bez wcześniejszego zdefiniowania go w sekcji "Definicje".
- Mierzalność: W sekcji "Wskaźniki Sukcesu (KPI)" zaproponuj 2-3 konkretne, mierzalne wskaźniki, które pozwolą jednoznacznie ocenić, czy [Główny Cel Procesu] został osiągnięty.
Jak używać tego prompta:
Aby użyć tego prompta, uzupełnij cztery pola w sekcji 'Dane wejściowe', opisując Twój proces. Użyj konkretnych i jasnych opisów, aby uzyskać jak najlepszy szablon. Przykładowe dane do uzupełnienia: Nazwa Procesu: Publikacja wpisu na blogu; Nazwa Działu/Zespołu: Zespół Marketingu; Główny Cel Procesu: Zapewnienie spójnej jakości i terminowości publikowanych treści; Grupa Docelowa SOP: Redaktorzy i specjaliści ds. content marketingu.
Dobrze wiedzieć
Wygenerowany szablon SOP opiera się na najlepszych praktykach zarządzania procesami. Zawiera kluczowe sekcje, takie jak cel, zakres, odpowiedzialność oraz wskaźniki sukcesu (KPI), co czyni go nie tylko instrukcją, ale także narzędziem do monitorowania i doskonalenia działań. Utrzymywanie aktualnej wersji dokumentu (kontrola wersji) i regularne przeglądy procedury są kluczowe dla jej skuteczności i zgodności z rzeczywistymi operacjami. Podczas wypełniania szablonu, szczególnie w sekcji 'Procedura Krok po Kroku', warto zaangażować członków zespołu, którzy na co dzień wykonują dany proces. Ich wiedza praktyczna jest nieoceniona w identyfikacji potencjalnych problemów i możliwości optymalizacji, co sprawi, że procedura będzie zrozumiała i użyteczna dla wszystkich, w tym dla nowych pracowników.