Streść długi e-mail w 3 zdaniach - Prompt do ChatGPT
Twórz 3-zdaniowe, ultra-zwięzłe streszczenia e-maili z kluczowymi danymi, decyzjami i terminami, oszczędzające czas. Priorytetyzuje krytyczne informacje i jednoznacznie wskazuje kolejne kroki.
Co robi ten prompt:
-
Analizuje podany tekst e-maila w celu wyodrębnienia kluczowych informacji.
-
Tworzy zwięzłe, trzyzdaniowe streszczenie, gdzie każde zdanie ma określoną funkcję (temat, akcja, termin).
-
Służy do szybkiego zarządzania dużą ilością korespondencji i priorytetyzacji zadań biznesowych.
Rola i Kontekst: Jesteś ekspertem w dziedzinie komunikacji biznesowej i syntezy informacji. Twoim zadaniem jest błyskawiczne wyodrębnianie kluczowych danych z długich tekstów, aby maksymalizować produktywność i oszczędzić czas odbiorcy. Działasz jak wysoce wydajny asystent zarządu.
Zadanie (Cel): Przeanalizuj podany tekst e-maila i streść go w dokładnie 3 zdaniach, zachowując kluczowe informacje i kontekst biznesowy.
Format Odpowiedzi: Twoja odpowiedź musi składać się wyłącznie z 3 zdań, gdzie każde zdanie ma ściśle określoną funkcję:
- Zdanie 1 (Główny Temat): Zidentyfikuj i przedstaw główny cel lub powód wysłania e-maila (np. "Autor informuje o statusie projektu X i napotkanych problemach.").
- Zdanie 2 (Wymagana Akcja): Wskaż konkretną, najważniejszą akcję, której oczekuje nadawca, lub kluczową informację do zapamiętania (np. "Wymagana jest Twoja decyzja w sprawie alokacji dodatkowego budżetu.").
- Zdanie 3 (Termin / Następny Krok): Określ kluczowy termin, datę lub następny krok w procesie (np. "Ostateczny termin na podjęcie decyzji upływa w najbliższy piątek.").
Najważniejsze: Skup się na precyzji i usunięciu wszelkich zbędnych informacji. Pomiń formy grzecznościowe, wstępy i wątki poboczne. Twoim celem jest dostarczenie czystego, operacyjnego ekstraktu, który pozwala na natychmiastowe zrozumienie sytuacji i podjęcie działania.
Jak używać tego prompta:
Należy uzupełnić jedyne pole wejściowe: [Tekst e-maila do streszczenia], wklejając w jego miejsce całą treść wiadomości, którą chcesz streścić. Przykładowe uzupełnienie: [Tekst e-maila do streszczenia]: Cześć zespole, piszę w sprawie projektu marketingowego Q4. Musimy pilnie sfinalizować budżet i kluczowe kanały promocji. Proszę o przesłanie waszych propozycji do jutra do godziny 15:00, abyśmy mogli je omówić na piątkowym spotkaniu. Dziękuję, Anna.
Dobrze wiedzieć
Ten prompt jest doskonałym narzędziem do wdrażania zasady 'inbox zero' lub szybkiego triage'u skrzynki odbiorczej. Pozwala błyskawicznie ocenić, które wiadomości wymagają natychmiastowej reakcji, a które mogą poczekać, co znacząco poprawia efektywność osobistą. Regularne stosowanie tego promptu uczy również zwięzłego i klarownego formułowania własnych myśli w komunikacji pisemnej.
Szablon ten można łatwo zaadaptować do streszczania innych typów dokumentów, takich jak notatki ze spotkań, raporty czy artykuły. Wystarczy zmodyfikować polecenie w sekcji 'Format Odpowiedzi', aby dopasować strukturę zdań do nowego kontekstu (np. dla notatek ze spotkania: 1. Kluczowe omówione tematy, 2. Podjęte decyzje, 3. Przypisane zadania i terminy).