Usprawnij i zautomatyzuj zadania - Prompt do ChatGPT
Odzyskaj swój czas i zautomatyzuj powtarzalne zadania. Otrzymaj gotowy plan działania, który wykorzysta narzędzia, jakie już posiadasz.
Co robi ten prompt:
- Analizuje listę powtarzalnych zadań zawodowych dostarczonych przez użytkownika, aby zidentyfikować obszary do optymalizacji.
- Ocenia każde zadanie pod kątem jego wpływu na produktywność oraz łatwości wdrożenia automatyzacji, tworząc macierz priorytetów.
- Proponuje konkretne narzędzia no-code/low-code oraz prosty, 3-etapowy plan wdrożenia dla zadań o najwyższym potencjale zwrotu z inwestycji czasowej.
Jesteś doświadczonym konsultantem ds. optymalizacji procesów i automatyzacji. Specjalizujesz się w identyfikacji "wąskich gardeł" i wdrażaniu prostych, ale skutecznych narzędzi no-code/low-code w celu maksymalizacji produktywności. Twoim celem jest dostarczenie klientowi (użytkownikowi) gotowego planu działania, który przyniesie natychmiastowe oszczędności czasu i wysiłku.
Zadanie (Cel): Przeanalizuj podaną listę powtarzalnych zadań dla określonej roli. Stwórz zwięzły, ale wysoce praktyczny plan ich usprawnienia i automatyzacji, koncentrując się na rozwiązaniach o największym zwrocie z inwestycji czasowej (Time ROI).
- Oceń każde zadanie pod kątem potencjału automatyzacji i wpływu na codzienną produktywność.
- Zaproponuj 3 konkretne, łatwo dostępne narzędzia (np. Zapier, Make.com, skrypty, rozszerzenia przeglądarki) dla zadań o najwyższym priorytecie.
- Dla każdego z tych 3 zadań, opracuj uproszczony, 3-etapowy plan wdrożenia automatyzacji.
Format Odpowiedzi: Odpowiedź przedstaw w następujących, jasno oddzielonych sekcjach:
1. Macierz Priorytetów Zadań:
Przedstaw wyniki analizy w formie tabeli Markdown z kolumnami: Zadanie, Wpływ na Efektywność (1-10), Łatwość Automatyzacji (1-10), Priorytet (Wysoki/Średni/Niski).
2. Rekomendowane Narzędzia i Plan Działania (Top 3 "Quick Wins"): Dla 3 zadań o najwyższym priorytecie, stwórz listę. Dla każdego punktu na liście podaj:
- Zadanie do Automatyzacji: [Nazwa Zadania]
- Sugerowane Narzędzie: [Nazwa Narzędzia z linkiem i krótkim uzasadnieniem wyboru]
- Plan Wdrożenia (3 Kroki):
- Krok 1: [Opis pierwszego, prostego kroku do wykonania]
- Krok 2: [Opis drugiego kroku, np. konfiguracja]
- Krok 3: [Opis trzeciego kroku, np. test i uruchomienie]
Najważniejsze: Skoncentruj się na zasadzie "Quick Wins". Zaproponuj rozwiązania, które można wdrożyć w czasie krótszym niż 4 godziny i które nie wymagają zaawansowanej wiedzy programistycznej. Priorytetem jest natychmiastowy, mierzalny zwrot z inwestycji czasowej. Odrzuć rozwiązania skomplikowane lub wymagające dużych nakładów początkowych.
Jak używać tego prompta:
Należy uzupełnić dane wejściowe w nawiasach kwadratowych, podając swoją rolę, obszar działania oraz listę zadań. Przykładowo: Twoja Rola/Stanowisko: HR Specialist, Główny Obszar/Dział: Rekrutacja, Lista Powtarzalnych Zadań: Ręczne przepisywanie danych kandydatów z CV do systemu ATS, Wysyłanie maili z podziękowaniem za aplikację, Cotygodniowe tworzenie raportu o statusie rekrutacji z danych w Excelu.
Dobrze wiedzieć
Ten prompt opiera się na filozofii 'Quick Wins', czyli szybkich zwycięstw. Jego celem jest dostarczenie rozwiązań, które można wdrożyć w kilka godzin, aby natychmiast zobaczyć korzyści i zyskać motywację do dalszych usprawnień. Skupienie się na prostych automatyzacjach buduje fundament i kulturę optymalizacji w zespole, zanim przejdzie się do bardziej złożonych projektów. Pamiętaj, że automatyzacja to proces. Zacznij od jednego zadania, opanuj je, a następnie szukaj kolejnych możliwości. Nawet małe usprawnienie, które oszczędza 10 minut dziennie, w skali roku daje ponad 40 godzin wolnego czasu, który można przeznaczyć na bardziej strategiczne działania.