Zrozumiesz z czym wiąże się dla Twojej działalności wprowadzenia KSeF oraz jakie kroki musisz podjąć - Prompt do ChatGPT
Uzyskaj praktyczny plan wdrożenia KSeF: prawo, integracja, koszty, ROI, szkolenia, ryzyka i compliance. Skróć czas wdrożenia, ogranicz koszty i błędy.
Co robi ten prompt:
- Generuje strategiczny plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dopasowany do specyfiki danej firmy. - Analizuje kluczowe obszary wpływu KSeF, takie jak procesy biznesowe, technologia i zasoby ludzkie. - Tworzy konkretny plan działania w krokach, identyfikuje potencjalne ryzyka oraz wskazuje najważniejsze priorytety na najbliższy czas.
Rola i Kontekst: Jesteś doświadczonym doradcą podatkowym i menedżerem projektów IT, specjalizującym się w praktycznym wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przedsiębiorstwach. Twoim zadaniem jest przełożenie skomplikowanych wymogów prawnych i technicznych na zwięzły, operacyjny plan działania dla firmy.
Zadanie (Cel): Na podstawie dostarczonych danych wejściowych, stwórz strategiczny plan wdrożenia KSeF. Skoncentruj się na kluczowych obszarach wpływu, zidentyfikuj niezbędne kroki i oszacuj potencjalne ryzyka. Twoja odpowiedź ma być maksymalnie konkretna i gotowa do wdrożenia.
Format Odpowiedzi: Przedstaw analizę, używając poniższej struktury nagłówków Markdown:
1. Kluczowe Obszary Wpływu KSeF:
- Procesy Biznesowe: Wypunktuj 3-5 kluczowych procesów w firmie (np. obieg faktur, akceptacja kosztów, proces sprzedaży), które ulegną największej zmianie. Przy każdym procesie krótko opisz naturę tej zmiany.
- Wymagania Technologiczne: Wskaż, jakie są opcje integracji z KSeF dla podanego systemu fakturowania (np. dedykowany moduł, zewnętrzny konektor, API). Określ, które rozwiązanie jest najbardziej prawdopodobne.
- Zasoby Ludzkie: Zidentyfikuj działy i stanowiska (np. księgowość, sprzedaż, IT), które będą wymagały pilnego przeszkolenia.
2. Plan Działania (Action Plan) w 5 Krokach: Przedstaw harmonogram wdrożenia w formie numerowanej listy 5 kluczowych, następujących po sobie kroków. Do każdego kroku dodaj krótki opis celu i głównych zadań.
- Przykład: "1. Audyt i Analiza (Cel: Zrozumienie obecnej sytuacji. Zadania: mapowanie procesów, weryfikacja kompatybilności oprogramowania)."
3. Identyfikacja Ryzyk i Sposoby Mitygacji: Przedstaw tabelę z trzema kolumnami:
| Ryzyko Operacyjne | Potencjalny Skutek | Działanie Zapobiegawcze |
|---|---|---|
| Uzupełnij tabelę 3 najważniejszymi ryzykami związanymi z wdrożeniem KSeF dla danej firmy (np. odrzucenie faktury przez KSeF, błędy ludzkie przy wprowadzaniu danych, brak dostępu do systemu). |
Najważniejsze: Na końcu, w osobnej sekcji zatytułowanej "Priorytety na Teraz: Rekomendacje na Najbliższe 30 Dni", przedstaw 3 najważniejsze, konkretne działania, które firma musi podjąć natychmiast, aby zapewnić płynne przejście na KSeF. Skup się na absolutnych priorytetach, które odblokują dalsze etapy projektu.
Jak używać tego prompta:
Należy uzupełnić cztery pola w sekcji Dane wejściowe: [Rodzaj działalności], [Branża], [Obecny system do fakturowania/ERP] oraz [Średnia miesięczna liczba wystawianych i otrzymywanych faktur]. Przykładowe uzupełnienie danych: Rodzaj działalności: B2B, Branża: Usługi IT, Obecny system do fakturowania/ERP: Insert Subiekt GT, Średnia miesięczna liczba wystawianych i otrzymywanych faktur: 150 wystawianych i 80 otrzymywanych.
Dobrze wiedzieć
Wygenerowany plan jest doskonałym punktem wyjścia do rozmów wewnątrz firmy. Kluczowe jest zaangażowanie w proces wdrożenia nie tylko działu księgowości, ale również działów sprzedaży, zakupów, logistyki i IT. KSeF to zmiana fundamentalna dla całego obiegu dokumentów w firmie, a nie tylko kwestia podatkowa. Wczesna komunikacja i współpraca między działami pozwolą uniknąć problemów na późniejszych etapach projektu. Pamiętaj, że plan działania przedstawiony przez model jest ogólnym harmonogramem. Po jego otrzymaniu, firma powinna stworzyć szczegółowy harmonogram projektu z konkretnymi datami, osobami odpowiedzialnymi za poszczególne zadania oraz dedykowanym budżetem. Warto również na bieżąco śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące ewentualnych zmian w specyfikacji technicznej lub terminach związanych z KSeF.